mengelola kartu persediaan supplies

Mengelola Kartu Persediaan Supplies

1.      Dokumen Penerimaan dan Pengeluaran Barang Supplies

Dokumen penerimaan barang supplies terdiri dari:

v  Bukti penerimaan barang

Contoh:

PT. Arum

Jl. Manggis No. 2

Solo                                                                                                                             No: 002

Bukti Penerimaan Barang

Nomor	Nama Barang	Satuan	Banyak	Keterangan
1 2	Barang A Barang B	Unit Unit	1.000 500

Solo, 14 Januari 2004

Penerima

(Mariana)  

v  Bukti pengeluaran barang

Dilengkapi dengan berita acara penerimaan barang supplies yang dibuat oleh pegawai/ ejabat yang berwenang. Dokumen penerimaan barang supplies diperlukan untuk perlengkapan administrasi pengelolaan persediaan supplies.

      Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies sehingga barang supplies keluar dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

2.      Prosedur Pencatatan Mutasi Barang Supplies

Untuk bisa mencatat transaksi yang berhubungan dengan persediaan baik ke dalam jurnal maupun ke dalam kartu persediaan terutama dalam system perpetual, terlebih dulu diidentifikasikan bukti transaksi persediaan, yaitu:

v  Bukti transaksi pembelian, transaksi ini menambah jumlah persediaan

v  Bukti transaksi retur pembelian, transaksi ini mengurangi jumlah persediaan

v  Bukti transaksi penjualan, transaksi ini mengurangi jumlah persediaan

v  Bukti transaksi retur penjualan, transaksi ini menambah jumlah persediaan

Dalam system perpetual transaksi di atas langsung mempengaruhi nilai persediaan, karena pada saat pencatatan transaksi pada kartu persediaan dilakukan penghitungan HPP, sedangkan pada system fisik transaksi di atas sebelum mempengaruhi nilai persediaan, baru pada akhir periode setelah adanya pencatatan harga pokok penjualan, nilainya berubah.

a.       System Pencatatan Persediaan Barang Dagangan

1)      System fisik (berkala/periodic)

Berikut pencatatan mutasi persediaan:

Keterangan	Jurnal	D	K
a)      Saat terjadi pembeliaan b)      Saat penjualan c)      Saat penerimaan kembali (retur penjualan) d)     Saat pengiriman kembali (retur pembeliaan) e)      Pada akhir periode (ayat jurnal penyesuaian) ·         Tidak membuka HPP ·         Dengan membuka HPP	Pembelian Kas/utang dagang Kas/piutang Penjualan Retur penjualan Piutang Utang dagang Retur pembelian Ikhtisar laba-rugi Persediaan (awal) Persediaan (akhir) HPP Retur pembelian Potongan pembelian Persediaan (awal) Pembelian Biaya angkut pembelian	Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp	Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

2)      System perpetual (terus menerus/kontinu)

Keterangan	Jurnal	D	K
a)      Saat terjadi pembelian b)      Saat penjualan c)      Saat penerimaan kembali (retur penjualan) d)     Saat pengiriman kembali (retur pembelian)	Persediaan barang dagangan Kas/utang dagang Kas/piutang dagang Penjualan HPP Persediaan Retur penjualan Piutang dagang Persediaan Harga pokok penjualan Utang dagang Persediaan barang dagang	Rp Rp Rp Rp Rp	Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

b.      Metode Penilaian Persediaan Akhir

1)      Metode tanda pengenal khusus

Dalam metode ini barang yang masuk (dibeli) diberi tanda pengenal yang menunjukkan harga per satuan sesuai dengan faktur yang diterima.

2)      Metode rata-rata

Dalam metode ini dibagi menjadi 2:

a)      Metode rata-rata sederhana

Yaitu metode dimana rata-rata per satuan dihitung dengan cara menjumlahkan harga per satuan dari semua transaksi pembelian termasuk persediaan awal dibagi dengan jumlah transaksi pembelian.

b)      Metode rata-rata tertimbang

Adalah metode dimana harga per satuan dihitung dengan nilai yang tersedia untuk dijual dibagi dengan kuantitas barang.

c.       Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO)

Menurut metode ini, barang yang lebih dulu masuk (dibeli) dianggap yang lebih dulu keluar (dijual), sehingga harga per satuan dari transaksi pembelian akhir sebagai dasar untuk menghitung nilai barang yang masih ada.

d.      Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (LIFO)

Menurut metode LIFO, barang yang masuk (dibeli) paling akhir dianggap yang lebih dulu keluar (dijual), sehingga harga per satuan dari transaksi pembelian paling awal sebagai dasar untuk menghitung nilai barang yang masih ada.

e.       Metode Persediaan Dasar atau Persediaan Besi

Yaitu persediaan yang secara minimal harus ada untuk mempertahankan kestabilan usaha suatu perusahaan. Bila kuantitas persediaan akhir tidak sama dengan persediaan dasar, maka selisih lebih atau selisih kurang dikalikan dengan harga pasar untuk ditambahkan atau dikurangkan pada persediaan dasar.

f.       Metode Aksiran

A.    Metode Laba Kotor

Data yang dipakai untuk menentukan nilai persediaan akhir, adalah:

1)      Barang tersedia untuk dijual

2)      Penjualan

3)      Laba kotor

B.     Metode Harga Eceran

Metode ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang langsung melayani konsumen seperti toko atau supermarket. Untuk menetapkan metode ini, diperlukan data mengenai:

1)      Harga jual menurut harga eceran

2)      Jumlah penjualan yang sudah terjadi

C.     Metode Penilaian dengan Sistem Perpetual

Dasar pencatatannya setiap terjadi transaksi penjualan barang dagangan diadakan perhitungan dan pencatatan harga pokok penjualan, sehingga penetapan metode penilaian dilakukan saat terjadi transaksi penjualan. Penilaian persediaan akhir dapat dilakukan dengan:

1)      Metode FIFO

Untuk menghitung harga pokok penjualan dengan anggapan barang yang masuk pertama adalah barang yang dijual lebih dulu atau kekurangannya mengambil barang yang masuk berikutnya.

2)      Metode LIFO

Untuk menghitung harga pokok penjualan dengan anggapan barang yang terakhir masuk yang lebih dulu dijual dan kekurangannya mengambil barang yang masuk sebelumnya.

3)      Metode rata-rata bergerak

Disebut metode rata-rata bergerak, karena setiap terjadi transaksi pembelian harus dihitung harga beli rata-rata tiap satuan, sehingga harga tiap satuan selalu berubah-ubah. Harga rata-rata tiap satuan sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan.

3.      Bentuk Laporan Persediaan Supplies

Kartu persediaan system perpetual

Kartu Persediaan

Nama barang : Satuan           : Metode          :
Tanggal		uraian	Masuk			Keluar			saldo
			Kw	Hg/sat	Jml	Kw	Hg/sat	Jml	Kw	Hg/sat	Jml

Kartu persediaan system fisik

Kartu Persediaan

Nama barang : Satuan           :
Tanggal		Uraian	Kuantitas
			Masuk	Keluar	Saldo